Octavo Avance

Análisis del Medio Ambiente Externo de la Organización 
Con un estudio elemental del Medio Ambiente Externo de la Empresa se pretenden evaluar algunas variables y supuestos que se ven representados en las diferentes situaciones ya sea a nivel político, económico o social que presenta la empresa en los cambiantes estadios del mundo empresarial.
Para tal propósito se hará uso de la Matriz EMA (Evaluación del Medio Ambiente Externo), la cual presenta la siguiente estructura.

Matriz de Evaluación del Medio Ambiente Externo

Variable	Supuesto	Relación	Impacto	¿Por qué?
Económica	PIB Inflación Empleo Reforma fiscal
Cultural	Distinciones Religión Etnias Costumbres
Tecnológica	Capital Actualización Capacitación
Demográfica	Área Medio Social Ubicación Abastecimiento

En la matriz arriba presentada el estudiante debe determinar la relación que tiene cada uno de los supuestos pertenecientes a una determinada variable, es decir, en qué se relaciona el objeto social de organización con dicho supuesto, además debe anotar si el impacto de la relación tratada es: Bajo, Medio o Alto, justificando éste resultado resultado en la columna rotulada “¿Por qué?” en la matriz.

Para el desarrollo de éste nivel debe tener en cuenta la segmentación del mercado, pues algunos supuestos son tomados directamente del mercado objetivo de su empresa y/o producto o servicio.

Septimo Avance

En este punto el estudiante debe hacer uso de la herramienta conocida como Matriz DOFA, con el propósito de determinar si la(s) estrategia(s) utilizadas por la empresa están alcanzando los resultados esperados por el nivel ejecutivo de la misma. Dado el amplio campo de aplicación de éste método de análisis (DOFA), el estudio se realizará de manera general, es decir, aplicado a la empresa como tal.

El análisis debe resaltar los factores que más inciden en la competitividad de la empresa, aquí se deben estudiar: La Debilidades, Las Oportunidades, Las Fortalezas y Las amenazas del negocio.

Estructura y contenido del avance

La estructura del análisis DOFA se compone de dos partes:

• Interna
• Externa

La primera tiene que ver con la Fortalezas y Debilidades del negocio, puntos sobre los cuales los directivos tienen ciertos grados de control.

La segunda examina las Oportunidades que ofrecen los mercados y las Amenazas que se deben enfrentar en los mismos.

El análisis debe mostrar la siguiente información:

Fortalezas y Debilidades (Interno)

Recursos comunicativos: Capital, Recursos Humanos, Sistemas de Información, Activos.
Análisis de actividades comunicativa: Recursos gerenciales, Recursos estratégicos, Creatividad.
Análisis de riesgos en la comunicación (Desconocimiento o ambigüedad): Con relación a los recursos y actividades de la empresa.
Análisis de Potencias: La contribución consolidada de las diferentes dependencias de la organización.

Oportunidades y Amenazas

Considere:

Análisis Interno: Misión, visión y principios de la industria o empresa.
Análisis del Entorno: Estructura de su industria (Proveedores, canales de distribución, clientes, mercados, competidores).
Grupos de interés: Gobierno, instituciones públicas, sindicatos, gremios, accionistas, comunidad.
El entorno visto en forma más amplia: Aspectos demográficos, políticos, legislativos, etc.

La información debe ser contenida en el CD-ROM donde se encuentran contenidos todos los avances a la fecha.

Sexto Avance

Para este nivel el estudiante debe entregar un compendio en el que se describan los principales factores que han contribuido al posicionamiento de la empresa en el sector, para tal efecto se debe anexar a la investigación la siguiente información. (Para esto se evalúan cinco (5) factores, de los cuales cuatro (4) se pueden controlar directamente por la empresa, el quinto es un poco difícil de controlar por la empresa).

Contenido:

1. Productos o servicios que ofrece la empresa: Variedad, coherencia, calidad y precios de gama, cartera o portafolio de productos y/o servicios.
2. “Atmosfera” creada en la empresa: Organización visible, decoración, iluminación, etcétera. 
3. Actividades formales de comunicación: Publicidad, promoción, mensajes que trasmiten los vendedores, correspondencia, avisos y anuncios varios, etcétera, que su empresa haga llegar a los clientes. 
4. Calidad de las relaciones sociales: Actitud del personal, forma como son recibidos y atendidos los clientes, aspectos físicos del personal; etcétera. 
5. Comunicación Boca – Boca: Este se produce en el público de forma verbal y espontanea que trasmiten las personas de una a otra, mensajes, críticas, comentarios, juicios positivos o negativos de la empresa (se recomienda realizar encuestas).

Esta información debe ser consignada una matriz de modo tal que esté distribuida de forma coherente y facilite su compresión.

Fecha de entrega: Próxima clase

Quinto Avance

En este avance se comienzan a tratar temas que están mas relacionados con el entorno de la organización, definiendo el segmento de mercado en que opera la empresa.

CONTENIDO

1. Segmentación del mercado en que opera la empresa (definir criterios de segmentación).
2. Especificar el proceso de segmentación.
3. Benéficos obtenido con la segmentación.

Teniendo en cuenta se esta realizando a un nivel básico, se definen las características básicas del mercado, para de tal modo identificar algunas de las fuerzas externas que ponen en riesgo la rentabilidad de la organización.

Cuarto Avance

Para esta parte, se especifican cada uno de los niveles administrativos de la organización, identificando las diferentes funciones y los departamentos que las ejecutan.

CONTENIDO

1. Nivel directivo; Presentar de manera resumida la estructura de este nivel, por lo general esta compuesto por una junta general, una junta directiva, un gerente y un subgerente.
2. Nivel de control, de igual forma se deben exponer los componentes de este nivel, estando conformado por lo general así: Revisor Fiscal, Control interno y auditoria externa.
3. Nivel ejecutivo, determinar cada uno de los departamentos o procesos y delimitar sus funciones.
4. Nivel operativo, este consta del recurso y humano y el recurso técnico de la empresa, se debe especificar cuál es el esquema de funcionamiento para cada uno.

Tercer Avance

En esta parte de la actividad, el estudiante debe presentar, tanto el recorrido histórico de la empresa, así, como los principios y valores que caracterizan a la organización; es de anotar, que con relación a las anomalías encontradas se debe realizar un diagnostico de la situación y formular una factible solución.

CONTENIDO

1. Declaración de principios corporativos; en este punto se debe hacer referencia a los conceptos de productividad, calidad, y preservación del medio ambiente entre otros.
2. Valores corporativos; se deben identificar los valores empresariales presentes en la organización, tales pueden ser: la transparencia, el compromiso social, el cumplimiento, etc.

En síntesis, el avance debe contener la posición que actualmente afronta la empresa en materia de principios y valores, claro esta, reformulando una propuesta de mejoramiento en caso tal de ser necesario.
En la actualidad es común escuchar hablar de Responsabilidad Social Empresarial (RSE), este tema se debe tener en cuenta a la hora de evaluar las variables anteriores, pues, están relacionadas estrechamente, es posible que de este ítem resulte una propuesta de mejora que contribuya al regeneramiento del tejido social.

Consultar sobre RSE.

Segundo Avance

En esta parte el estudiante debe presentar la estructura interna de la Organización, determinando todas y cada una de la unidades de análisis que compondrán el estudio en general, como también se deben describir los cargos encontrados en cada dependencia con el fin de identificar y dar forma al esquema organizacional.

CONTENIDO

1. Organigrama de la empresa.
2. Descripción de cargos por departamento.

Primer Avance

Con el primer avance se pretende conocer las características básicas de la empresa en donde se realizará el Análisis Organizacional, con el propósito de replantear la investigación y de fijar objetivos alcanzables. Además se debe tener en cuanta el tipo de empresa seleccionado para el estudio, pues de éste dependen directamente las recomendaciones a formular y el rendimiento en el trabajo de campo.

CONTENIDO

1. Razón social.
2. Objeto social.
3. Logotipos.
4. Frase representativa.
5. Registro mercantil.
6. Reconocimiento jurídico.
7. Misión.
8. Visión.
9. Estatutos u objetivos de la organización.

El estudiante debe presentar en la sesión indicada por el docente toda la documentación pertinente para completar el primer avance de la actividad, para que en una plenaria abierta sean expuestas las dificultades en la consecución de la información, como también las problemáticas internas (empresas) encontradas hasta el momento, del mismo modo se Irán formulando las medidas para la solución de las mismas.